Najlepšie schopností lídra – rozdelenie zodpovednosti
Riadiaci pracovníci sú zodpovední za rôznorodé činnosti v rámci organizácie. Jednou z najdôležitejších je starostlivosť o zamestnancov. No aby veci neprerastali cez hlavu, je dobré vedieť isté úlohy delegovať. Podľa istých štúdií, len jeden z 10-tich lídrov vie správne delegovať.
Líder delegovaním získava viac času na strategické rozhodnutia a úlohy, ktoré si vyžadujú jeho osobu. Môže ním rozvíjať ľudí a utužovať tímovú spoluprácu. Tým, že ľuďom veci deleguje, prejavuje im dôveru.
Delegovanie zodpovedností umožňuje rozšíriť zodpovednosť a vplyv na celý tím. Keď jednotliví členovia tímu majú možnosť prijímať rozhodnutia a zohrávať aktívnu úlohu vo vedení projektov, buduje sa tímová dynamika a zvyšuje sa angažovanosť všetkých zainteresovaných. Týmto spôsobom sa zvyšuje spolupráca, komunikácia a, samozrejme, vzájomná dôvera v tíme.
Prečo je delegovanie dôležité
Dôležité je vedieť delegovať správne veci správnym ľuďom. Nie tým, čo sú momentálne nevyťažení, ako je to zvykom vo väčšine spoločností.
Rozdeľovanie zodpovedností umožňuje využívať schopnosti a odbornosť jednotlivých členov tímu na najvyššej úrovni. Vďaka tomu sú zdroje tímovo efektívne využité a každý člen môže prispieť podľa svojich silných stránok a kompetencií.
Líder, ktorý vie delegovať zodpovednosti, dokáže efektívne prideľovať úlohy na základe schopností a skúseností svojich pracovníkov, čím maximalizuje výkonnosť tímu.
Zároveň posiela správu svojim zamestnancom, že verí v ich schopnosti a dôveruje im. Toto povzbudzujúce a motivujúce prostredie umožňuje zamestnancom prejaviť svoj potenciál a rásť v rámci svojich pracovných úloh. Zodpovednosť a sebadôvera, ktoré s tým súvisia, zvýšia produktivitu a záväzok členov tímu.
Delegovanie zodpovedností dáva príležitosť pracovníkom rozvíjať nové zručnosti a skúsenosti. Keď majú na starosti konkrétne úlohy a projekty, majú možnosť naučiť sa nové veci a rásť v rámci svojho odboru. Líder, ktorý poskytuje takéto príležitosti, podporuje rozvoj svojich pracovníkov a prispieva k ich dlhodobému profesijnému rastu.
Líder, ktorý vie rozdeľovať úlohy, vytvára flexibilný tím schopný riešiť rôzne výzvy a zvládať zmeny. Keď majú členovia tímu primeranú zodpovednosť, sú schopní rýchlejšie a efektívnejšie reagovať na nečakané situácie a prispôsobiť sa novým podmienkam.
Tím, ktorý je schopný pružne reagovať na výzvy, je odolnejší voči neistote a má väčšiu šancu dosiahnuť úspech v premenlivom prostredí.
Ako správne delegovať
Je to na každom lídrovi, aký postup zvolí. No ten, kto chce práve zdokonaliť svoje líderské schopnosti, môže postupovať podľa nasledujúcich krokov.
- Vybrať správnu osobu pre delegovanie – Kľúčom pre strategické delegovanie je všímanie si zamestnancov. Týmto líder vypozoruje ich vlastnosti, a ako sa správajú, keď sa im veci delegujú. Jeho prácou lídra je delegovať správne úlohy správnym ľuďom a nie tým, ktorí nie sú vyťažení. To vyžaduje mať v tíme ľudí so správnymi schopnosťami.
- Vyberať úlohy, ktoré chce ako líder delegovať – Svoj čas by mal investovať do tých najdôležitejších úloh, ktoré si vyžadujú jeho rozhodovanie. Ostatné úlohy, kde má urobiť len finálne rozhodnutie, alebo nemajú vysokú prioritu – delegovať. Rovnako by mal delegovať úlohy, ktoré nevie urobiť. Napríklad: Ak potrebuje optimalizovať SEO, môže to niekomu delegovať. Ak chce vytvoriť event pre zákazníkov, tiež to môžete delegovať.
- Veriť tomu, komu úlohu deleguje – Všetko závisí na dôvere. Ak niekomu zverí úlohu, musí mu veriť. Nechať ho to urobiť svojou cestou. To, že mu bude dýchať na krk, každý jeho krok kontrolovať a jeho spôsob práce spochybňovať, mu v konečnom dôsledku nepomôže.
- Dať jasné inštrukcie – Aby bola úloha splnená, musí líder najskôr objasniť – čo chce, čo je cieľom splnenia. Je rozdiel objasniť situáciu a čo má byť vyriešené, ako povedať, ako to urobiť. Pri tom, ako správne vysvetliť úlohy, môže byť nápomocný Executive coach.
- Po splnení úlohy dať feedback – Vedieť podať feedback je dôležité.
Ak líder svojho zamestnanca pozná, mal by vedieť odkomunikovať nie len pochvalu, ale aj konštruktívnu kritiku. Netreba zabúdať na to, že obidva aspekty sú dôležité, a dobrý líder vie, ako správne podať obidve.
Ako vedieť, čo máme delegovať?
Na stanovenie priorít pomocou naliehavosti a dôležitosti je dobrým nástrojom Eisenhower Matrix. Pomocou tejto matrice bude človek vedieť aj to, ktoré úlohy delegovať.
Eisehower Matrix pozostáva zo štyroch kvandrantov:
- dôležité a naliehavé – úlohy, ktoré vyžadujú pozornosť a musia byť splnené dnes
- menej dôležité a naliehavé – úlohy, ktoré nevyžadujú okamžitú akciu – môžu byť naplánované
- dôležité a menej naliehavé – úlohy, ktoré vyžadujú okamžitú akciu, ale nie sú veľmi dôležité – delegovanie
- menej dôležité a menej naliehavé – úlohy, ktoré nie je dôvod robiť
Tipy pre prácu s maticou: Pri umiestňovaní úlohy do kvandrantov sa treba pýtať: Čo je najdôležitejšie urobiť dnes? Limitovať treba 8 úloh na kvandrant. Ak potrebuje niekto pridať ďalšie, najskôr treba splniť úlohy, ktoré sú tam uložené. Pointou je úlohy plniť a nie ich zhromažďovať.
Mať jeden zoznam na všetko. Nie zvlášť pre prácu a zvlášť pre voľný čas. Život máme len jeden. Nenechať sa rozptyľovať a nedovoliť, aby iní stanovovali naše priority. Plánovať ráno a potom úlohy plniť.
Plnenie úloh by sme nemali odkladať, aj keď sú pre nás náročné. Prokrastinácia je neprípustná. Ako to niekto skúsi, uvidí, ako mu to uľahčilo prácu.
Zdravé očakávania
Líder by mal mať zdravé očakávania, pretože to je kľúčový faktor pre efektívne vedenie tímu a dosiahnutie dlhodobého úspechu.
Keď sú očakávania nereálne alebo nezodpovedajú skutočným schopnostiam a zdrojom tímu, môže to viesť k demotivácii a zníženiu záväzku členov tímu. Keď sa členovia tímu stretávajú s neustálym tlakom a nemožnosťou dosiahnuť nereálne ciele, môže to ovplyvniť ich výkonnosť a vôľu prispievať k úspechu tímu.
Nerealistické očakávania môžu viesť k nadmernému stresu, pracovnému preťaženiu a vyhoreniu tímu. Ak sú očakávania príliš vysoké a neudržateľné v dlhodobom horizonte, môže to viesť k vyčerpaniu zdrojov a zníženiu kvality práce.
Zdravé očakávania umožňujú udržateľnosť pracovného tempa a dodržiavanie zásady vyváženosti medzi pracovným a osobným životom.
Vďaka nim dosahuje tím postupné úspechy a cíti sa motivovaný. Realistické očakávania sú založené na objektívnej analýze dostupných zdrojov, schopností a okolností.
Čo ak bolo delegovanie nesprávne?
Keď líder zistí, že prácu rozdeľoval nesprávne, je dôležité, aby prijal primerané kroky na vyriešenie tejto situácie. V prvom rade by mal prijať zodpovednosť za nesprávne rozdeľovanie práce.
Je dôležité uvedomiť si vlastnú chybu a byť pripravený prevziať zodpovednosť za svoje konanie. To posilní dôveru tímu a ukáže, že líder je ochotný učiť sa a zlepšovať sa.
Líder by mal v takom prípade otvorene a transparentne komunikovať s členmi tímu o zistených nedostatkoch pri rozdeľovaní práce. Vysvetliť im, že si svoje chyby uvedomil a že sa zaväzuje napraviť situáciu. Mal by si vypočuť ich názory a obavy a byť otvorený na spoluprácu pri hľadaní riešení.
V neposlednom rade by mal prehodnotiť a preskúmať súčasné rozdelenie úloh. Identifikovať oblasti, kde bola práca nesprávne pridelená, a vyhodnotiť, ako to spraviť lepšie. Je možné, že niektoré úlohy bude musieť presunúť na iných členov tímu.
Líder by mal zabezpečiť, aby členovia tímu dostali potrebnú podporu a vzdelávanie, ak sa ukáže, že im chýbajú určité zručnosti alebo znalosti na plnenie pridelených úloh. To môže zahŕňať poskytnutie školení, mentoringu alebo iné spôdoby, ktoré pomôžu členom tímu rásť a rozvíjať sa.
Zo svojich chýb sa treba poučiť a v procese delegovania sa neustále zlepšovať. Je dôležité vyhodnotiť, čo mohlo viesť k nesprávnemu rozdeleniu úloh a ako sa tomu vyhnúť v budúcnosti. Prijímanie spätnej väzby od tímu a získavanie skúseností z praxe môže byť cenným prostriedkom na zdokonaľovanie sa v tejto oblasti.
Stať sa dobrým lídrom nie je záležitosť pár dní. Chce to dobrý tréning, množstvo skúseností a ešte viac chýb, na ktorých môže pracovať. Nie nadarmo sa hovorí, že ľudia sa najlepšie učia na vlastných chybách.
Publikováno: 21. 5. 2023
Venujeme sa písaniu článkov, ktoré pokrývajú zaujímavé témy zo sveta aj z domova. Našou snahou je sprostredkovať zrozumiteľne a jasne články pre každého. Príspevky na našich webových stránkach sú informatívneho charakteru;. Taktiež sa venujeme recenziám a doporučeniam. Snažíme sa o to, aby obsah na Vmagazin.sk bol na čo najvyššej úrovni.
